La Teoría de las Ventanas Rotas y su aplicación a la Dirección de Proyectos (Parte Final)

El problema y como atacarlo

El trabajo de la Dirección de Proyecto falla precisamente en su punto medular, cual es la gestión de las personas. El gestionar al equipo de proyecto involucra una serie de aspectos como son: control del desempeño, retroalimentación, resolver problemas y asegurar un alto nivel en las labores del equipo de proyecto.

No hay un proceso paso a paso para la gestión del personal, en vez de ello, la gestión de personal se refiere o involucra un conjunto de técnicas y herramientas que son empleadas de manera pro-activa con base en las necesidades del equipo. Muchos directores de proyecto tienen dificultad para gestionar a los miembros del equipo, no porque no tengan un proceso definido, sino más bien que no les convence el aplicar técnicas para la gestión de personal, o peor aún, no están conscientes de ello.

Algunos principios que pueden ser aplicados y que ayudan a una buena gestión del personal del proyecto son:

• Asegurarse que los miembros del equipo del proyecto conocen sus roles y responsabilidades.
• Asegurarse que los miembros del equipo del proyecto saben con claridad el trabajo asignado y cuando debe ser entregado.
• Gestione de manera pro-activa.
• Supere la resistencia del equipo a la Dirección del Proyecto.
• Comprenda al personal técnico y gestiónelo de manera adecuada.
• Sea abierto para permitir operar equipos auto administrados.
• No tolere las fallas en los procedimientos de trabajo acordados.
• El prestar especial atención a estos principios (y algunos más) de la gestión de personal, conlleva en la práctica a evitar el desorden inherente de un proyecto.

Resumiendo podemos decir que la aplicación de la Teoría de las Ventanas Rotas a la Dirección de Proyectos nos permite comprender la importancia de atender los detalles que se presentan en un proyecto y que si no actuamos corrigiéndolos a tiempo, permitiendo que se acumulen, a la larga provocan un fracaso.

La Teoría de las Ventanas Rotas y su aplicación a la Dirección de Proyectos (II Parte)

La Dirección de Proyectos

Ahora bien supongamos que hacemos lo siguiente; extrapolamos la teoría de las ventanas rotas a la Dirección de Proyectos el concepto o hipótesis principal sería el siguiente: "Si se comete una falta en los procesos de Dirección de Proyectos, sin seguir los estándares establecidos previamente en una organización, se omite o elabora mal un producto y nadie lo nota y lo corrige a tiempo, muy pronto existirán muchos más productos omitidos o mal elaborados."

Es decir, si un grupo de trabajo exhibe señales de indolencia y esto no parece importarle a nadie, entonces allí comenzará el desorden.

Resulta ser que en las organizaciones con las mejores prácticas se encuentran problemas de calidad, ya sea por omisión o por defecto. ¿Es que acaso existe algo difícil de percibir que logra acumularse hasta llegar a ser un problema de gestión del proyecto? La respuesta en la mayoría de los casos o situaciones es sí. Los problemas de la Dirección de Proyectos así como muchas otras disciplinas inician con pequeños detalles. Existen dos tipos de escenario básico en los que se desarrolla un proyecto; a saber:

• Escenario A: Organización sin procesos formales de trabajo establecidos.
• Escenario B: Organización con procesos de trabajo institucionalizados.

El "escenario A" puede ser comparado con el del Bronx y el "escenario B" con el de Palo Alto. Por tanto y de forma análoga con la teoría de las ventanas rotas, en ambos escenarios puede ocurrir el mismo fenómeno de desorden. Este es un fenómeno natural que tiene su explicación en el principio de la entropía. En Administración, la entropía es la tendencia al caos o desorden. En las organizaciones los fenómenos entrópicos se generan principalmente por las relaciones informales dentro de esta, es decir, por las personas.

En la tercera y última parte de este artículo comentaré algunos aspectos para la solución del problema de fondo.

La Teoría de las Ventanas Rotas y su aplicación a la Dirección de Proyectos (I Parte)

En 1969, el profesor Phillip Zimbardo de la Universidad de Stanford realizó un experimento de psicología social. Se dejaron en la calle dos autos de la misma marca, modelo y color. Uno en el Bronx, zona pobre de la ciudad de Nueva York y el otro en Palo Alto, California, un área rica y tranquila. El auto en el Bronx fue vandalizado, le robaron las llantas, el motor y todos los accesorios. El auto en Palo Alto se mantuvo intacto. Continuando con el experimento se le rompió adrede uno de los vidrios al auto de Palo Alto. El resultado fue que se desató el mismo proceso que en Bronx.

La Teoría de la Ventanas Rotas

En experimentos posteriores James Q. Wilson y George Kelling desarrollaron lo que se conoce como la "Teoría de las Ventanas Rotas" estableciendo desde el punto de vista criminológico que el delito es mayor en las zonas donde el descuido y el desorden son mayores. Basándose en sus investigaciones Wilson y Kelling publicaron un artículo titulado "Broken Windows" el cual apareció en la edición de marzo de 1982 del Atlantic Monthly. La hipótesis principal de su teoría es la siguiente: Si se rompe un vidrio de una ventana de un edificio y nadie lo repara, pronto estarán rotos todos los demás.

Si una comunidad exhibe signos de deterioro y esto parece no importarle a nadie, entonces allí se generará el delito. Si se cometen pequeñas faltas, como por ejemplo: estacionarse en lugar prohibido, exceder el límite de velocidad en carretera o pasarse intencionalmente una luz roja, y las mismas no son sancionadas, entonces comenzarán a suceder faltas mayores y luego delitos cada vez más graves.

Si a los parques y otros espacios públicos deteriorados no se les presta atención inmediata, serán paulatinamente abandonados por la mayoría de las personas (que dejarán de salir de sus casas por temor a ser sujetos de un asalto o delito), tales espacios abandonados por la gente serán progresivamente ocupados por los delincuentes.

Como cualquier teoría, tiene sectores que la apoyan y sectores que la critican. Sin embargo, el valor intrínseco de la teoría es que descartó a la pobreza como el factor causal del crimen o delincuencia (una idea que era el argumento clásico para explicar el fenómeno).

Y a todo esto ¿qué papel juega la Dirección de Proyectos dentro de la hipótesis de esta teoría?, me referiré a ello en la segunda parte de este artículo.

IV Congreso Centroamericano y del Caribe de Administración de Proyectos, AP-CON 2009

Recién los días 21, 22 y 23 de setiembre, 2009 en el Hotel Ramada Plaza Herradura, Costa Rica se realizó el IV Congreso Centroamericano y del Caribe de Administración de Proyectos - "Gestión de Proyectos: Estrategia e Innovación" el cual ha sido un importante evento en la región que ha reunido a instructores y expertos del PMI, tanto de Costa Rica como de otros capítulos de Latinoamérica, con quienes compartimos conocimientos y experiencias en Administración Profesional de Proyectos y muy en particular la Gestión de Proyectos enfocada al área de construcción y la ingeniería civil.

Dentro de los objetivos del congreso se definieron los siguientes aspectos:

• Promover el uso de portafolios y programas de proyectos en las organizaciones que tienen múltiples proyectos.
• La implementación de la PMO en las organizaciones para lograr proyectos óptimos y eficientes.
• Promover las mejores prácticas en Administración de Proyectos.
• Habilidades interpersonales e innovación en Administración de Proyectos.

Sin lugar a duda los objetivos anteriores se cumplieron a cabalidad y podemos decir sin temor a equivocarnos que fue un proyecto exitoso, no sólo por que se cumplió con el programa, el alcance, el tiempo y la calidad en términos de conferencias, talleres, mesas redondas y foros de discusión; sino por qué se cumplieron y sobrepasaron las expectativas de todos los involucrados al congreso.

Esto demuestra que en la región centroamericana y del Caribe, así como en Latinoamérica se cuenta con expertos en materia de Administración Profesional de Proyectos capaces de dar lo mejor en su profesión y de poder coordinar esfuerzos que trascienden fronteras para organizar, planificar y ejecutar eventos de esta magnitud, sin nada que envidiar a iniciativas similares llevadas a cabo en los países del llamado Primer Mundo.

Mis felicitaciones a la Asociación Costa Rica PMI Chapter, al Colegio de Ingenieros Civiles de Costa Rica, así como al Comité Organizador por su visión, misión y compromiso en el cumplimiento de este congreso, de seguro el año entrante volveremos a vivir la emoción de un congreso regional con sello de Hecho en Costa Rica.