Errores comunes al construir la EDT

El siguiente es un resumen del informe titulado "Top 7 WBS Mistakes Project Managers Make" escrito por  Josh Nankivel y que me pareció buena idea reproducir en el blog. El mismo se refiere a los errores más comunes que suelen cometer los Directores de Proyecto en torno a la construcción de la estructura de desgloce del trabajo ó EDT por sus siglas. A pesar que en el informe no se indica cómo realizar la EDT, a medida que se van enumerando los errores más comunes, la definición de los mismos nos ira aclarando el propósito de la EDT. Son tan comunes que en la práctica se comete más de uno, si no todos.

• No. 1: Utilizar la EDT como una lista de tareas.

El propósito fundamental de la EDT es tener una clara visión del alcance del proyecto que nos permita detectar las áreas relacionadas con cualquier cambio a lo largo del mismo. Si la EDT es un simple listado de tareas, perderemos la visión global del alcance y nos daremos cuenta que hemos dejado tareas en la planificación sólo cuando avancemos en las siguientes fases del proyecto y la gestión del control de cambios será una completa pesadilla.

• No. 2: Crear la EDT según la estructura organizativa

Si organizamos la EDT según la estructura organizativa de la empresa, entonces resulta que nos estamos enfocando en el análisis de los recursos que realizan el trabajo en vez de los entregables. Y pudiera ser que se añadan tareas que no son en realidad necesarias para alcanzar los requerimientos de los entregables. La estrategia correcta a seguir es realizar la EDT desde el punto de vista de las "salidas", no de las "entradas".

• No. 3: Organizar la EDT según las fases del proyecto

No es correcto organizar la EDT por fases, ya que estas no son entregables o servicios, son simplemente períodos de tiempo. Realizar la EDT según fases conlleva a imprevistos y vacíos en el alcance.

• No. 4: Falta de trazabilidad de la EDT

La EDT es una herramienta fundamental en los procesos de planificación y debe ser la referencia de las relaciones entre todos los entregables del proyecto. El no definir correcta y adecuadas estas relaciones lleva a tener falta de trazabilidad.

• No. 5: No utilizarla como recurso del control de los cambios

La EDT debe ser el eje central del control de cambios. Para cualquier propuesta de cambio o modificación la EDT debe ser la herramienta que permita observar el impacto que tiene en el proyecto.

• No. 6: Sin incluir las actividades de soporte

La EDT debe incluir todo el alcance del proyecto y no sólo los entregables tangibles. Por lo tanto, no debemos olvidar tareas de soporte como podrían ser: gestión del proyecto, gestión administrativa, ...

• No. 7: Dar la EDT por terminada

La EDT debe mantenerse viva durante todo el proyecto, para que mantenga su utilidad se deben reflejar todos los cambios que surjan durante en ciclo de vida del proyecto.

Espero haber contribuido con vuestro interés, ojalá que estos tips les sirvan a la hora de construir la EDT y puedan así utilizarla correctamente a lo largo del proyecto.

El artículo de Josh Nankivel está disponible en la siguiente dirección:
http://pmquality.files.wordpress.com/2009/12/top_7_wbs_mistakes_pms_make.pdf